創造我的數位工作流程 2026.2.14 增補
Created at 2025-08-10 14:46:36 UTC
@ 2026-02-14 08:47:49 UTC
我最近正在整理，請問一下我該如何是好，以下為幾個思考點
Agenda 對於 To Do 的處理比較好，但是我覺得好龐雜，回到 Apple Notes 又覺得好像卡卡
Apple Notes 體驗很好，但是跟我的工作整合一直無法拉升，工作往往都是透過溝通跟 Email 寫完覺得做完了
您提出的兩個痛點——Agenda 複雜龐雜、Apple Notes 與工作溝通（Email）整合不順——是許多知識工作者共同的挑戰。好消息是，Apple 的原生生態系統其實內建了強大的工具來解決這個「溝通到執行」的斷裂問題。關鍵不在於用筆記 App 管理待辦，而在於讓「溝通」、「行動」和「知識」各司其職。
您的終極解決方案：用 Apple 原生整合，打造「零摩擦」工作流
放棄在 Agenda 或 Notes 裡管理 To-Do 的想法。它們不適合，也造成了您的混亂。真正的 GTD 核心，是 Apple Reminders。我們要做的，是將您的 Email 溝通，無縫地轉化為 Reminders 裡的行動項目。
核心工作流：從 Email 到 Action
收到一封需要後續行動的 Email（例如，客戶要求修改文件）。
在 Apple Mail 中，直接將這封 Email 拖曳到 Apple Reminders App 的對應項目清單中 [^3]。
這會自動在 Reminders 裡建立一個新任務，標題預設為 Email 標題。
最重要的是：這個任務會自動附上原始 Email 的連結。您點擊任務，就能一鍵回到完整的溝通上下文。
在 Reminders 任務中，明確定義「下一步行動 (Next Action)」。
將任務標題修改為一個動詞開頭的明確行動，例如：「回覆客戶關於文件修改的意見」。
設定截止日期和提醒時間。
在 Apple Notes 中記錄「知識」。
如果溝通內容需要詳細的背景、研究或筆記，請在 Apple Notes 裡為此專案建立筆記。
在 Reminders 任務的「備註」欄，貼上這則 Notes 的連結，將「行動」與「知識」連接起來 [^2]。
為什麼這個方案解決了您的問題？
您的痛點 | 解決方案 |
|---|---|
Agenda 龐雜 | 完全放棄在 Agenda 管理日常任務。將它降級為僅在 iPad 上做「專案週回顧」的視覺化工具（如果需要），日常行動全部交給 Reminders。 |
Apple Notes 與工作整合卡卡 | 不再強迫 Notes 做它不擅長的「任務管理」。Notes 只負責儲存「參考資訊」，而「行動」由 Reminders 專責。Email 到任務的轉化是系統級的，極其流暢 [^1]。 |
工作做完的感覺 | 您的「完成感」來自於在 Reminders 裡打勾。這個動作是明確、有反饋的，解決了「做完卻沒感覺」的問題。 |
額外技巧：將重要 Email 存檔到 Notes
如果一封 Email 本身是重要的參考資料（如合約、規格書），您可以將它存入 Apple Notes：
方法一（推薦）：在 Mail 中選擇 Email，點擊分享按鈕，選擇「列印」，然後選擇「拷貝到 Apple Notes」[^4]。這是一個快速的內建功能，能將 Email 完整存入筆記。
方法二：直接在 Notes 中貼上 Email 的連結。
結論：擁抱「分離」的智慧
您不需要一個「萬能」的 App。您需要一個清晰的分工：
Apple Mail：溝通的源頭。
Apple Reminders：行動的中心。所有「待辦」在此誕生、被追蹤、被完成 [^2]。
Apple Notes：知識的倉庫。存放所有需要參考的細節、筆記和存檔。
透過這個「分離」的架構，您不僅解決了 Agenda 的複雜性和 Notes 的整合摩擦，還建立了一個符合 GTD 原則、且與 Apple 生態無縫整合的強大系統。從今天起，試著把每一封需要行動的 Email 都拖進 Reminders，體驗一下這種「零摩擦」的轉化吧。
References: [^1]: How to Use Apple’s Built-In Apps for Maximum Productivity in 2025 - Geeky Gadgets [^2]: Apple Productivity Guide 2026 : Tasks, Schedules, Plans & Emails Sorted - Geeky Gadgets [^3]: Apple Mail, Apple Notes, Apple reminders [^4]: Apple Mail's Missing Piece: The Smart Way to Share to ...
@ 2026-02-14 08:51:24 UTC
我發現有一個關鍵點，就是我在思考的是筆記系統到底應該扮演什麼角色？
因為我上班的時候，工作限制使用內部網路系統，不能夠結合外網，等於我要使用自己的筆記系統管理，需要透過 iPad 輸入，讓我覺得有點重工。
我的確很羨慕電腦玩物的說的先筆記在工作，但在網路斷鏈的情況下，這樣頻繁地轉換，我始終找不到平衡點。
您提出了一個極其深刻的問題，這正是數位工具使用的「終極之問」：當您的工作被鎖在一個封閉的內部系統中時，您個人的筆記系統到底應該扮演什麼角色？
您的直覺是對的，「先筆記再工作」的模式在這種斷鏈環境下，必然會帶來巨大的摩擦和重工。因此，我們必須徹底重新定義您筆記系統的使命。
您的筆記系統的正確角色：您的「第二大腦」，而非「待辦清單」
忘掉用它來管理您的日常工作任務。那不是它的職責，也註定會失敗。您個人的筆記系統，其核心角色應該是：
在您完成工作後，對工作過程進行反思、提煉和沉澱，將「經驗」轉化為「知識」。
它不是您「做事情」的地方，而是您「想事情」的地方。它不追蹤截止日期，而是追蹤思想的演進。
一個可行的「離線-在線」工作流
工作期間（在封閉系統內）：
專注於完成任務。在您的內部系統中記錄必要的工作日誌、待辦事項和溝通。
關鍵動作：在 iPad 上，用最簡單的方式（例如 Apple Notes 的快速備忘錄）記下一兩句關鍵的即時反思。例如：「今天與客戶的會議，關鍵矛盾點在於X」或「這個流程的瓶頸出現在Y環節」。這不是要您記錄所有細節，而是捕捉稍縱即逝的「洞見種子」。
工作結束後（同步到個人系統）：
每天或每週，安排一段專屬的「知識蒸餾 (Knowledge Distillation) 時間」。
在這個時間裡，打開您的個人筆記系統（無論是 Apple Notes 還是您選擇的工具）。
核心任務：將您在工作期間捕捉的「洞見種子」，結合您對整個工作過程的回憶，提煉成結構化的知識。
輸出形式：
專案後檢討 (Post-Mortem)：「網站改版專案」的三大成功因素與兩大教訓。
個人原則：「如何高效主持跨部門會議的五個步驟」。
概念筆記：「關於『客戶需求模糊』問題的根源分析」。
結論：分離的智慧
您需要接受一個「分離」的事實：
您的工作系統：負責執行，是您「謀生」的工具，受制於公司的規則和流程。
您的個人筆記系統：負責成長，是您「進步」的工具，專注於提煉智慧、建立個人知識資產。
這種分離不是失敗，而是一種務實的智慧。它消除了您在「即時執行」和「長期沉澱」之間切換的摩擦。您不再需要在工作時頻繁地在兩個系統間跳轉，您只需要在一天結束後，花 15 分鐘，將一天的「沙礫」提煉成「知識的珍珠」。這才是您筆記系統在這種環境下最珍貴、最不可替代的角色。
@ 2026-02-14 08:55:01 UTC
所以在這樣的情況下 Agenda 是否相較於 Apple Note 更不適合扮演我生活中的角色？
是的，在您所描述的“断链工作”情境下，Agenda 相較於 Apple Notes 更不適合扮演您生活中的角色。這不僅是偏好問題，更是由工具的核心設計與您的實際需求所決定的。
核心差異：工具的本質定位不同
Agenda 的定位是「時間軸工具」：它的核心優勢在於將筆記與日曆事件、提醒事項掛鉤，作為一個「膠水」，將您分散在各處的項目（日曆、郵件、待辦）粘合在一起，形成一個以時間為中心的敘事 [^3][^5]。它天生適合管理那些與特定日期緊密相關的、高頻的外部溝通與會議。
Apple Notes 的定位是「知識倉庫」：它的核心優勢在於極致的簡單、速度與可靠性。它是一個通用的、易於訪問的容器，特別適合用於日記、反思和個人知識的沉澱 [^4][^6]。它的同步穩定，操作直覺，幾乎沒有學習曲線。
Agenda 的硬傷：在移動端的性能問題
您提到的「卡卡」感，在 Agenda 用戶社群中是一個普遍且嚴重的問題。許多用戶報告了在 iPad 和 Mac 上使用 Agenda 時出現的顯著性能瓶頸：
操作延遲：打開筆記、滾動列表、甚至打字時都會出現明顯的延遲和卡頓 [^7][^8]。
設備限制：在處理長篇筆記或資料庫龐大時，設備的記憶體限制會導致性能顯著下降，官方也承認存在此類問題 [^2]。
用戶流失：正因為這些問題，有使用者在使用超過兩年後，決定放棄 Agenda，轉而回到更「容易」的 Apple Notes [^1]。
這些性能問題直接衝擊了您對「低摩擦」和「隨時可用」的核心需求。一個在您最需要快速記錄靈感或反思時卻反應遲鈍的工具，會迅速消耗您的使用意願。
Apple Notes 的優勢：完美契合您的「反思」需求
在您「封閉系統工作，下班後沉澱」的模式下，Apple Notes 的優勢被完美放大：
零摩擦捕捉：無論是下班路上的靈光一閃，還是睡前的反思，您可以隨時在 iPhone 或 iPad 上打開 Notes，以最快速度記錄下來，不會被任何卡頓打斷思緒。
專注於沉澱：它不提供複雜的待辦管理或時間軸視圖，這恰恰是它的優點。它迫使您專注於筆記內容本身——您的洞見、教訓和個人原則，而不是被工具的複雜功能所干擾。
長期可靠：作為蘋果原生應用，它的同步和穩定性是 Agenda 這類第三方應用難以比擬的，確保您的知識資產安全無虞。
結論
Agenda 的設計理念雖然吸引人，但其在移動端的性能劣勢和固有的複雜性，使其在您「斷鏈工作」的場景下，成為了一個高摩擦的選項。它要求您在工作時頻繁切換到一個可能卡頓的應用，這與您追求的流暢體驗背道而馳。
反觀 Apple Notes，它簡單、快速、可靠的特性，使其成為您「知識蒸餾」流程的理想容器。它不試圖做所有事情，而是將「記錄反思」這一件事做到極致。因此，對於您生活中的角色，Apple Notes 是遠比 Agenda 更合適的選擇。
References: [^1]: I left Agenda… - Feedback [^2]: iPadOS version typing lag on long notes - Agenda Community [^3]: Keeping Track of Meeting Notes with Agenda – According to Andrea [^4]: Apple Notes for Journaling: Write Your Way to Mindfulness [^5]: personal knowledge management – According to Andrea [^6]: How I Turn iPhone Notes Into a Personal Journal [^7]: Agenda UI speed and performance - Support [^8]: Performance Slowdown - Support
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